Google 文件共用共享時，可以使用的小技巧（Preview, Copy, Template, and PDF 連結 ）

看到好友針對 Google 文件分享所作的的影片分享（影片網址：https://www.youtube.com/watch?v=faP4C-NG4vc），腦中想著以 google 而言，應該不會只有「preview」這麼簡單，因此便搜尋了一下，並依據 Google Document URL Tricks 這篇文章，整理了一下。

我個人以為 Google 文件原先設計的用意其實要和夥伴能夠「共作，共編」，所以他的文件一分享出來，起手式便是以「edit」開頭，後來因為種種需求產生，所以便開始有了變化，而這些需求回到原點來看，無非便是要能夠更加「便利」。

所以在使用底下這些技巧的時候，記得要先將這些文件開成「共用」模式，不然你就只能自己使用而已。接下來我以陳彥沖老師分享的文件（「從文本分析找教點」線上研習參考課文 ）來做說明。

首先要先把文件從「共用」功能當中，取得其對外的分享網址。

1. edit（/edit） 文件共享的起手式

彥冲老師的文件，網址：https://docs.google.com/document/d/1dgPhQDjOn8j2SSaOs95BTOuciKk6L9zA/edit

因為要能共編共作，所以「編輯的工具列」出現了！


2. preview (/preview )

以目前常有的需求而言，文件常只是「只想給看，不想給編」，那麼只要「將 edit 換成 preview 」，甚至將後面的那些東西全部去掉就好。

一樣是彥冲老師的文件，但是改一下網址：https://docs.google.com/document/d/1dgPhQDjOn8j2SSaOs95BTOuciKk6L9zA/preview

文件直接出現，編輯工具列不見了，所以此文件就只能看，不能編輯。


3. copy (/copy, /copy?copyComments=true )
• 有時候我們不希望自己本身的文件被更動，或是希望使用者可以自己建立副本後再編輯。

想像一個情境，線上課時，我們希望學生能依據我們給的公版示範文件，先建立屬於自己的副本文件，然後他在自己的副本文件上，進行編輯。偏偏此時就有多位使用者（豬頭們？）不看也不聽說明，直接就編輯起正本來，搞得公版示範文件內容大亂，然後我們要花費更多時間來復原。而因為某些原因，我們無法先為學生們一一先建立起文件副本。

針對此問題，我們若能讓學生一點文件連結時，便能自動生出副本，那此問題是否就自動消失了呢！若是，那麼只要「將 edit 換成 copy 」，甚至將後面的那些東西全部去掉就好。

我們還是用彥冲老師的文件，改一下網址：https://docs.google.com/document/d/1dgPhQDjOn8j2SSaOs95BTOuciKk6L9zA/copy

此時，只需要按一下「建立副本」便可輕鬆建立副本，而且也不怕對原文件造成損傷！


• 一樣是自動建立補本文件，但是希望將文件的修訂記錄(comment)也一起讓使用者觀看

想像一個情境，我們希望能讓使用者們能依據某一份已經過討論且有修訂記錄的文件，繼續屬於他自己個人的編輯。目前問題是若只有建立文件副本，是看不到修訂過程。解決方法便是依然自動產生副本，但是此副本包含著原來的修訂記錄(comment)。

若是如此，那我們可以「將 edit 換成 copy?copyComments=true 」，再直接將後面的那些東西全部去掉就好。

還是用彥冲老師的文件，改一下網址：https://docs.google.com/document/d/1dgPhQDjOn8j2SSaOs95BTOuciKk6L9zA/copy?copyComments=true

此時，只需要按一下「建立副本」便可輕鬆建立含修訂記錄的副本，而且也不怕對原文件造成損傷！


4. template( /template/preview)

可以自動建立文件副本很好，但在建立文件副本前，可不可以先「觀看」一下文件內容呀？或是讓文件成為範本來使用呀！

若是需要此功能，可以「將 edit 換成 template/preview 」，再直接將後面的那些東西全部去掉就好。

依然還是用彥冲老師的文件，改一下網址：https://docs.google.com/document/d/1dgPhQDjOn8j2SSaOs95BTOuciKk6L9zA/template/preview

按一下「使用範本」便讓原先文件成為範本，然後輕鬆建立副本，也不怕對原文件造成損傷！（不過，我不懂 這份文件為何無法生出「預覽」畫面）


5. PDF(/export?format=pdf , /pdf/export)，讓文件直接轉成「PDF文件」

讓 Google 文件直接以 PDF格式 呈現，不過這裡要注意兩點：

• 若是 「文件」和「試算表」，要「將 edit 換成 export?format=pdf 」


以彥冲老師的文件來說，因為是屬於「文件」，所以，改一下網址：https://docs.google.com/document/d/1dgPhQDjOn8j2SSaOs95BTOuciKk6L9zA/export?format=pdf

文件就直接轉成 PDF格式，且可下載。


• 若是 「簡報」和「繪圖」，要「將 edit 換成 export/pdf 」

以我自己的簡報：「ChromeBook 在教育上的可能性」為例 ，簡報原來網址為：https://docs.google.com/presentation/d/1Ln0U3B0PWetSMT4fUpmpoXiA074fxeA0FDsTHOezVOs/edit >

所以要改一下網址：https://docs.google.com/presentation/d/1Ln0U3B0PWetSMT4fUpmpoXiA074fxeA0FDsTHOezVOs/export/pdf

這樣就會直接匯出成 PDF 檔案，讓使用者下載！

若上面的記錄讀到老眼昏花，可以直接到 Google 商店下載外掛程式：sir-links-a-lot 。在安裝 Sir Links-a-Lot extension for Google Chrome 外掛後，就可以很快的選取以上所想要的分享方式。

參考資源

https://learninginhand.com/blog/google-document-url-tricks